Was ist Nextcloud?

Die Cloud: mehr als ein Speicher im Internet

Als "Cloud" bezeichnet man einen Server im Internet, auf dem Dateien gespeichert werden können.

Der Sinn einer Cloud ist, dass die Dateien nicht nur auf einem Computer erreichbar sind, sondern von mehreren Computern aus. Im Unterschied zu einem Dateiserver im Netzwerk wie z.B. eine sog. NAS (Network Attached Storage) ist die Cloud nicht nur innerhalb eines lokalen Netzwerks (z.B. dem Firmennetzwerk) erreichbar, sondern prinzipiell von jedem Computer mit Internetzugang. Das macht es auch erforderlich, dass die Cloud mit einem Passwort geschützt ist.

Doch moderne "Clouds" sind mehr als nur eine Datenspeicher. Sie bieten analog zur Dateispeicherung weitere Funktionen für die Zusammenarbeit über das Internet an. Dazu gehören insbesondere die typischen Funktionen, die auch in lokalen Firmennetzwerken gemeinsam genutzt werden: - Kommunikation per E-Mail - Kalender und Termine - Kontakte - Messaging und Chats - Videokonferenzen - ...

Alle Wege führen nach Rom

Dass die Dateien im Internet (auf der Cloud) liegen, ist praktisch, weil jeder sie erreichen kann. Es ist aber unpraktisch, weil Dateien im Internet nicht bearbeitet werde können. Dazu müssen sie auf den lokalen Computer kopiert werden. Um das zu bewerkstelligen, ohne dass am Ende doch wieder alle Daten auf dem lokalen Computer liegen, gibt es 3 technische Lösungen:

Die "von Hand"-Methode: Down- und Upload im Browser

Die technisch einfachste Methode ist die Nutzung eines Browsers.

Über die Website der Cloud kann man mit dem Browser direkt auf die Dateien des Cloud-Servers zugreifen. Sie werden aber dort nur wie eine Website angezeigt. Um sie zu öffnen und insbesondere zu bearbeiten, muss man sie herunterladen und dann als lokale Datei auf dem eigenen Computer bearbeiten. Dann ist die bearbeitete Datei aber nur auf dem eigenen COmputer und nicht mehr in der Cloud. Das bedeutet, ich muss die bearbeitete Datei wieder auf die Cloud hochladen und idealerweise die alte Datei überschreiben. Eine entsprechende Funktion bietet die Cloud an.

Diese Methode ist technisch einfach, aber mit viel Handarbeit verbunden. Und sie ist fehleranfällig. Insbesondere kann es sein, dass zwei Teilnehmer gleichzeitig die selbe Datei herunterladen und bearbeiten. Dann gehen die Änderungen desjenigen, der seine bearbeitete Datei zuerst hochläd, verloren.

Die Synchronisierung

Eine bessere Methode besteht darin, dass alle Dateien der Cloud (oder eine für mich relevante Auswahl) von einem Programm auf meinem Computer ständig auf meinen Computer kopiert und, falls ich sie ändere, von meinem Computer zurück zur Cloud kopiert werden. Auf der Cloud und auf meinem Computer sind also ständig dieselben Dateien gespeichert.

Im Prinzip ist diese Methode dasselbe, was ich mit der "von Hand"-Methode mache, mit dem Unterschied, dass es automatisch passiert und dass die Änderungen sofort hochgeladen werden, wenn ich die Datei speichere. Die Probleme der "von-Hand"-Methode treffen eigentlich auch auf diese Methode zu, sie sind aber weniger brisant, weil die Automatisierung dafür sorgt, dass der Zeitraum des lokalen Bearbeitens so kurz wie möglich bleibt und daher Konflikte zum größten Teil ausgeschlossen werden könne. Es bleibt aber ein Restrisiko, so dass es bisweilen doch dazu kommt, dass zwei Version derselben Datei miteinander in Konflikt kommen. Anders als bei der "von Hand"-Methode erkennt aber das Synchronisierungsprogramm den Konflikt und fragt den Benutzer dann, wie zu verfahren ist.

Das Programm, das die Synchronisierung durchführt, heißt offiziell "Nextcloud Files" und wird technisch korrekter auch als "Nextcloud Client" bezeichnet. Man findet es - wenn es installiert und aktiv ist - als kleines Icon mit den drei Kreisen in der Statuszeile des eigenen Computers. Dort kann man es aufklappen um es zu konfigurieren, die Synchronisierung zu beobachten und ggf. Konflikte zu lösen.

Der Königsweg: Online-Apps

Da beide bisherigen Methoden mehr oder weniger fehleranfällig sind, gibt es eine weitere Methode, die diese Fehler vermeidet. Dabei werden die Dateien zum Bearbeiten nicht downgeloadet, sondern direkt auf der Cloud bearbeitet. Damit das möglich ist, muss die Cloud aber über zusätzliche Apps verfügen, die diese Bearbeitung möglich machen, denn Programme wie LibreOffice oder MS Office arbeiten nur auf dem eigenen Computer (oder in der proprietären Microsoft-Cloud).

Solche zusätzlichen Apps gibt es, aber sie sind auf bestimmte Dateitypen spezialisert. Die Apps ONLYOFFICE oder Collabora sind solche zusätzlichen Apps, die auf Office-Dateien spezialisiert sind (Texte, Tabellen, Präsentationen...).

Um sie zu nutzen gehe ich wie bei der "von Hand"-Methode mit meinem Browser auf die Cloud und klicke einfach die zu bearbeitenden Dateien an. Es startet dann in meinem Browser die zusätzliche Anwendung (z.B. ONLYOFFICE) und ich kann die Datei direkt in meinem Browser bearbeiten. So landet die Datei erst gar nicht auf meinem Computer, sondern verbleibt auf der Cloud. Sollte jemand anderes die Datei gleichzeitig bearbeiten wollen, "weiß" die Cloud, dass sie bereits bearbeitet wird und kann damit umgehen. Abhängig von der jeweiligen Anwendung wird die Datei entweder gesperrt oder sie ermöglicht eine gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Nutzer.

Der Vorteil dieser Lösung liegt auf der Hand. Der Nachteil ist, dass für jeden Dateityp eine entsprechende Cloud-App erforderlich ist. Und leider gibt es solche Apps nur für die verbreitetsten Dateitypen wie z.B. Office-Dateien.

Die doppelte Wende: Offline-Online-Apps

Eine besondere Spezialität z.B. von ONLYOFFICE besteht nun darin, dass es alternativ zur Online-App, die im Browser läuft, auch eine Offline-App gibt, also ein ganz normales Programm, das auf dem eigenen Computer installiert wird (ONLYOFFICE Desktop). Dieses Programm arbeitet aber genauso wie die Browser-Version, d.h. auch hier wird die Datei direkt auf der Cloud bearbeitet. Die Funktionalität (die App) wird aber nicht im Browser sondern eben von der Desktop-App bereitgestellt. Mit dieser Anwendung "fühlt" sich das Arbeiten so an, als würde man "ganz normal" auf dem eigenen Computer bzw. im firmeninternen Netzwerk arbeiten. Aber tatsächlich arbeitet man via Internet in der Cloud!